Как мы открыли ивент-площадку в Подмосковье и раскачали ее за 5 месяцев

No Comments

Меня зовут Волкова Лариса. Я работаю в «Текстерре» более трех лет, и все это время занималась продвижением в соцсетях клиентских проектов.

Мое первое знакомство с организацией мероприятий случилось в сентябре 2019 года: мы провели конференцию «Бизнес-стачка» в офисе TexTerra. Это был первый опыт платного офлайн-мероприятия. За месяц мы смогли составить программу, назначить спикеров и продать 40 мест. Получилась очень душевная и ламповая конференция.

В октябре мне предложили заняться организацией мероприятий на нашей новой ивент-площадке Morozoff-Hall. О том, как строилась работа, какие были взлеты и падения, я расскажу в этом кейсе.

Цель

«Да у нас сходить даже некуда…» – фраза, которую мы часто слышим от жителей Орехово-Зуево. Да, к нам приезжают артисты, они выступают в дворцах культуры, но в основном это звезды далеких 80-х годов. Нашему поколению это не интересно, да и люди постарше уже устали от однотипных концертов. Большинство горожан едут за эмоциями в Москву или Владимир. Впрочем, уезжают из ОЗ по той же причине – в столице есть высокооплачиваемая работа и развлечения.

Город Орехово-Зуево. Вид сверху

Еще в 2018 году мы собрали всех неравнодушных и обсудили возможность дальнейшего развития города. Плодом этих обсуждений стал креативный кластер «Стачка», где на данный момент трудится TexTerra и где мы открыли площадку Morozoff-Hall.

Пара слов о том, что такое «Стачка»

Идея – проводить такие мероприятия, которых нет в городе. Цель – изменить культурную жизнь и сделать так, чтобы люди в радиусе + 80 км приезжали на наши мероприятия.

Естественно, как любой бизнес, площадка должна приносить прибыль. Но мы прекрасно понимали, что эта цель недостижима в начале пути. Поэтому первая и главная задача – сделать площадку узнаваемой.

Что было на старте

Итак, вводные:

  • Подмосковный город Орехово-Зуево с населением 120 000 человек.
  • Единственная в городе площадка в стиле лофт, рассчитанная на 250 сидячих или 500 стоячих мест.
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
  • «Горячая» аудитория из 2 000 номеров. Эту аудиторию мы собрали из посетителей наших бесплатных мероприятий в коворкинге, а также участников конференции «Бизнес-стачка».
  • Только что запущенный сайт «Стачка» и аккаунты коворкинга во «ВКонтакте» и Instagram с уже набранной аудиторией.

А еще нас подогревал бешеный энтузиазм: мы делаем реально крутой проект для города и истории нашей малой родины!

Из проблемных зон можно выделить:

  • Отсутствие минимального оборудования. Все, что у нас было – сцена, стулья и шторы.
  • О креативном кластере «Стачка» знали примерно 3 % населения города.
  • Мы понятия не имели о том, как проводить ивенты.

Начало работ

Мы не знали ничего об организации мероприятий, райдерах и техническом оборудовании. Но с чего-то необходимо было стартовать. Начали с подбора артистов.

Писали абсолютно всем: задача стояла охватить максимальное количество видов ивентов. По итогу получили около 400 контактов, по которым знали гонорары, райдеры, свободные даты и готовность выступать у нас.

Иногда мы получали такие ответы:

Мы писали всем! БИ-2, MORGENSTERN, Ирина Хакамада… а вдруг?

Кстати, текст письма модернизировали после ответов менеджеров звезд. В итоге от сообщения:

Добрый день.

Меня зовут Лариса, я занимаюсь организацией мероприятий в новом креативном кластере «Стачка» в г. Орехово-Зуево (Подмосковье).

Подскажите, какие есть условия для организации выездного выступления: гонорар, райдеры? Интересует январь и февраль.

Пришли к такому:

Добрый день.

Меня зовут Лариса, я занимаюсь организацией мероприятий в новом креативном кластере «Стачка» в г. Орехово-Зуево (Подмосковье).

Подскажите, какие условия для организации выступления группы 25/17: гонорар, технический и бытовой райдеры.

Наш концертный зал рассчитан на 250 сидячих и 500 стоячих мест, планируем сетку мероприятий. Формат: современное искусство, музыка, неформальный юмор. Ранее у нас уже проходили мероприятия – стендап, джаз, рэп-концерт Нигатива. В планах выступление Линды, Чичериной, Мураками.

Наши соцсети:

https://www.instagram.com/morozoff_hall/

https://vk.com/public187659344

Наш сайт:

https://stachka-oz.ru/

Запросы на сотрудничество писали в соцсетях, мессенджерах, оставляли заявки на сайте. Примерно на 70 % мы получали ответ. Некоторые продюсеры предлагали других артистов, более подходящих для нашей площадки.

Какие можно сделать выводы на этом этапе?

Вывод первый: с продюсерами можно и нужно торговаться

Гонорар можно снизить вдвое. Бытовой райдер практически всегда раздут, не вся аппаратура по техническому райдеру необходима и легко заменяема на другую марку (главное – согласовать). Многие работают в клубных форматах, с минимальным оборудованием.

Простой способ сэкономить – вписаться в тур. У многих артистов заранее расписан тур по городам и, если выбрать окошко, когда артист проезжает ваш город или выступает поблизости, то можно сэкономить на трансфере и жилье. Плюс, артистам выгодно не терять день, и они охотно идут на уступки по гонорару.

Вывод второй: продюсеры и артисты заинтересованы в полном зале

Выступать в пустом зале могут только сухари. Артистам необходима аудитория. Кроме эмоциональной подпитки, солд-аут – это их статус и ценность. Всегда можно договориться о размещение афиш на сайте и в соцсетях артистов и даже записать видеоприглашение.

Видеоприглашение от актеров театра Ленком, труппа «Заячий стон»

Как рассчитывали бюджет мероприятия

Следующим этапом был расчет стоимости билета. В него входили все траты на организацию мероприятия: гонорар, технический и бытовой райдер, трансфер, онлайн-реклама, офлайн-реклама, уборка помещения. Всю полученную сумму мы делили на количество посетителей – наш максимум был 250 человек, поэтому брали эту цифру. К итоговому результату добавляли 15-20 %.

Затем шел самый сложный этап. Нужно было принять решение: берем это мероприятие в работу или нет. Мы смотрели число упоминаний по WordStat, спрашивали у подписчиков, делали гостевые публикации в местных пабликах и смотрели наполняемость зала на других площадках.

Подписчики активно принимали участие в опросах
Подписчики активно принимали участие в опросах
Подписчики активно принимали участие в опросах

Подписчики активно принимали участие в опросах

На самом деле стопроцентной гарантии, что концерт определенной звезды соберет полный зал, не может быть. Огромное количество внешних факторов может влиять на покупку билетов: день недели, праздники, наличие / отсутствие бара или внезапная самоизоляция.

После того, как выбор сделан, основной фокус переходил на продажу билетов.

Напомним, что наша цель не выручка, а количество проданных мест: чем больше гостей, тем больше о нас знают. Мы выработали чек-лист проведения мероприятия, который помогал не упускать важные моменты:

  1. Договор с артистом / спикером / продюсером.
  2. Анонс мероприятия на сайте и в соцсетях.
  3. Размещение офлайн-рекламы (уличные баннеры, флаеры, плакаты).
  4. Подогрев события постами в соцсетях.
  5. Подбор подрядчика по оборудованию.
  6. Запуск рекламной кампании.
  7. Закупка необходимого по бытовому райдеру.
  8. Релиз мероприятия.
  9. Пост-релиз – публикации в социальных сетях (фото- и видеоотчеты).

Видеоотчет с концерта группы «Чичерина»

Все мероприятия мы анонсировали за 2-3 месяца до релиза. После проведения нескольких мероприятий выявили, что основная масса продаж приходится на последнюю неделю. Поэтому таргетированную рекламу запускали за неделю до события на разных площадках: «ВКонтакте», «Фейсбук», «Инстаграм» и «Одноклассники».

Основной формат таргетированной рекламы – поднятие публикаций

Также использовали гостевой постинг, искали реселлеров и договаривались с местными лидерами мнений. Размещение у инфлюенсеров давало небольшие результаты, но помогало развивать «сарафанное радио».

Почти 40 % продаж мы получали от сотрудничества с реселлерами – они сами были заинтересованы в продаже билетов и активно призывали своих подписчиков приходить к нам.

Кроме онлайн-рекламы, мы использовали рекламные стойки у торгового центра, флаеры и размещения в местных газетах. Эффект от таких интеграций составлял около 5-10 % продаж, в основном на детские мероприятия и для аудитории 50+.

Реклама на стойке у торгового центра
Реклама на стойке у торгового центра

Реклама на стойке у торгового центра

Ниже предлагаю посмотреть наши кейсы по мероприятиям. Я выбрала те, которые помогли сделать выводы и внести коррективы в работу Morozoff-Hall.

Кейсы

Кейс о первом солд-ауте: стендап Александра Долгополова

Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
  • Формат: стендап, сидячие места.
  • Общий бюджет мероприятия (траты): 200 000 рублей.
  • Выручка с продажи билетов: 135 000 рублей.
  • Стоимость билета: первые 50 билетов – 400 р., остальные – 600 р.
  • Количество проданных мест: 270.

Примечание: здесь и далее выручка получается меньше из-за скидок и процентов реселлерам.

Stand Up Александра Долгополова – первое мероприятие, которое мы провели на нашей площадке. Ночью перед началом было не до сна: мы продумывали все до мелочей, чтобы не допустить ошибок. Но в 10 часов утра я не смогла дозвониться до менеджера артиста. В панике написала всем: продюсеру, Александру Долгополову и даже его жене. Все решилось хорошо – мне ответили на все вопросы, а на будущее я запомнила, что артисты часто выступают вечером и до обеда предпочитают отдыхать.

За час до выступления выяснилось, что как лучше – не всегда хорошо. По райдеру стоял шнуровой микрофон, а мы взяли радио. Благо, работали с местными ребятами, и они быстро привезли нужный. Но самый сильный стресс случился за 5 минут до старта. Зрителей было больше, чем вмещал зал. Нужно было срочно всех рассадить. Решение пришло быстро: за пару минут мы собрали все стулья из офиса и перетащили их в зал.

Выступление прошло хорошо: то, что видишь на YouTube, и то, что получаешь в живую – абсолютно разные вещи. Стендапы решили проводить дальше, и потом к нам приезжал Сергей Орлов, Саша Малой, Леша Квашонкин и Елена Новикова.

Выводы:

  1. Собрать полный зал – реально. Здесь, правда, сыграли роль три фактора. Во-первых, стендапа в нашем городе не было. Во-вторых, сам жанр на пике популярности. Ну, а в-третьих, за неделю до выступления Юрий Дудь выложил интервью с Александром Долгополовым, и имя артиста было на слуху.
  2. Из-за высокого потолка было небольшое эхо. Некоторые шутки и добивки, стендапер говорил тише, и получалась каша. Нужно было найти решение этой проблемы.
  3. Зал стоит делить на зоны. В нашем зале не было пронумерованных мест. Занял пораньше очередь – получил место в первых рядах. Опоздал – довольствуешься местами в конце зала. Посетители готовы платить за комфорт.

Отзывы о стендапе Саши Долгополова

Кейс о втором солд-ауте: новогодний джазовый концерт американской звезды Kalil Wilson

  • Формат: джазовый концерт, сидячие места.
  • Общий бюджет мероприятия (траты): 202 000 рублей.
  • Выручка с продажи билетов: 138 400 рублей.
  • Стоимость билета: первые 50 билетов – 400 р., остальные – 600 р.
  • Количество проданных мест: 250.
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев

Первый джазовый концерт, который состоялся в канун Нового года. Конечно, мы учли предыдущие ошибки, но избежать проблем не удалось. Главная – незнание языка, но все решилось быстро и с юмором. Kalil показал на брюки, потом изобразил звук «пшшш», и вот я несу ему отпариватель. Но самым сложным оказалось поймать всех музыкантов и успеть их довести до сцены, пока они все опять куда-то не разбежались 🙂

Концерт был потрясающий, особенно невероятный вокал и артистичность Kalil. Замечательная музыка в исполнении Francesca Tandoi, Andrea Beccaro и Artem Baskakov. Стоит ли проводить джазовые концерты? Конечно, да!

Отзывы о джазовом концерте Kalil Wilson

Выводы:

  1. Офлайн может приносить результаты. В этот раз мы использовали рекламную стойку, раздавали флаеры и делали интеграции в местных газетах. Стойка и газета принесли результат – привлекли аудиторию 50+.
  2. Стоимость билетов нужно повышать. Из-за низкой цены многие переживали, что и концерт будет соответствующий. Самый частый вопрос, который задавали по телефону: «А почему так дешево?»

Кейс о крутом исполнителе и минусе в 140 000 рублей: рэп-концерт «Нигатив»

  • Формат: рэп-концерт, сидячие места.
  • Общий бюджет мероприятия (траты): 250 000 рублей.
  • Выручка с продажи билетов: 104 300 рублей.
  • Стоимость билета: 1 000 рублей.
  • Количество проданных мест: 112.
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев

Признаюсь, это моя мечта. Мне нравится творчество Владимира Афанасьева: и когда он был в составе группы Триада, и когда начал свою сольную карьеру. Со стороны организации проблем не возникло. Главная проблема – полупустой зал. Почему так вышло? Наверное, в нашем городе Нигатив не так популярен. А еще это был конец января и, возможно, у людей просто не было средств на развлечения.

Но концерт был мощный. Каждый трек Нигатива – маленькая история, которую Владимир проживал на сцене. Зрители вскакивали с мест со словами: «Это просто неуважение сидеть на стуле, когда артист так отдается залу!»

Отзывы о концерте Нигатива

Выводы:

  1. Рэп-концерт – только стоячий, даже если это лирика. Артиста хотелось поддержать, поэтому большинство зрителей выходило на танцпол.
  2. Запускать основную рекламную кампанию в соцсетях нужно за 2-3 недели до мероприятия. Многие не могут планировать свои выходные на большой промежуток времени. Сменный график работ и неотложные дела – все это отодвигает покупку билета на последние дни до мероприятия. Мы слишком рано начали рекламную кампанию и потратили большую часть бюджета за 3 месяца до старта. При этом 70 % продаж были совершены в предпоследнюю неделю.
  3. Нужно заходить через лидеров мнений и использовать офлайн-рекламу. Основной упор был на таргетированной рекламе, которая принесла нам 112 билетов. Нам звонили менеджеры радио, наружной рекламы, рекламы в автобусах и предлагали свои услуги для продвижения концерта. Мы сомневались, что затраты на эту рекламу окупятся. Скорее всего, прогадали.

Кейс о первом концерте с танцплощадкой: группа «Чичерина»

  • Формат: рок-концерт, танцплощадка.
  • Общий бюджет мероприятия (траты): 455 000 рублей.
  • Выручка с продажи билетов: 192 390 рублей.
  • Стоимость билета: 1 300 рублей.
  • Количество проданных мест: 180.
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев

Первый концерт с высокой сценой и таким количеством оборудования. Наш потолок доставил много проблем: вместо красивой мелодии получался гул самолета. Звукорежиссеры ворчали, но дело свое сделали: мы не получили ни одной жалобы на плохой звук.

Мурашки от проникновенного голоса Юли не прекращались все выступление. Под песню «Пожалуйста» ревел весь зал.

Выводы:

  1. Крупные мероприятия требуют больше времени для раскрутки. Минимум 3-4 месяца. У нас был месяц. Из-за этого не получилось задействовать офлайн (радио, газеты) – все даты были забиты на месяц вперед. А между тем, аудитория 35-50 лет привыкла доверять этим источникам информации, большинство рок-концертов в нашем городе рекламируются на радио и плакатами на стендах.
  2. Билеты нужно ставить дороже. Изначально билет стоил 1 300 рублей, но промокоды и проценты реселлерам снизили стоимость до 1 000 рублей.
  3. Подключать реселлеров нужно раньше и больше. Половина проданных билетов – заслуга этого способа продвижения.

P. S. Несмотря на огромный минус, это мероприятие помогло сделать площадку узнаваемой: на концерт было приглашено более 40 лидеров мнений.

Отзывы о концерте Чичериной

Кейс о первом театре: «Заячий стон»

  • Формат: театральная постановка, сидячие места.
  • Общий бюджет мероприятия (траты): 200 000 рублей.
  • Выручка с продажи билетов: 152 380 рублей.
  • Средняя стоимость билета: 1 100 рублей.
  • Количество проданных мест: 179.
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев
Как «Текстерра» открыла ивент-площадку в Подмосковье и раскачала ее за 5 месяцев

Еще до выступления мы слышали огромное количество восторженных отзывов. Это совсем другой юмор, не тот что мы привыкли видеть по телевизору или на YouTube. У труппы есть вкус и эстетика. А еще это душевные и открытые ребята. Подготовка к спектаклю началась в 10 утра (начало выступления в 20:00), но эти часы пролетели незаметно. Казалось, что мы давно их знаем и это просто старые друзья, которые приехали погостить.

Когда только начался спектакль, некоторые зрители смотрели с недоверием, но буквально через 5 минут вытирали слезы от смеха.

Выводы:

  1. Все сотрудники образовательной сферы (школы, музыкальные и спортивные учреждения, институты) – эта та аудитория, которая с огромным удовольствием пойдет на театральную постановку.
  2. Большую роль сыграло то, что «Заячий стон» уже приезжал в Орехово-Зуево и полюбился аудитории.

Выводы после пяти месяцев работ

Ивент-сфера – это уникальный опыт. За небольшой промежуток времени ты учишься быть продажником, психологом, верстальщиком, таргетологом, копирайтером. И дело не в отсутствии специалистов, а в том, что нужно все делать максимально быстро. Уже в первую неделю работы над проектом Morozoff-Hall я писала посты для соцсетей, договаривалась с артистами, начала разбираться в музыкальном оборудовании и в любой беседе автоматически продавать билеты на мероприятия.

Единственный и огромный минус – гарантировать выручку и успешность мероприятия невозможно, каким бы популярным ни был артист. Будем ли мы продолжать развивать площадку дальше? Ответить в настоящее время сложно, но есть огромное желание и заряд энергии продолжать дальше.

Original source: https://texterra.ru/blog/kak-my-otkryli-ivent-ploshchadku-v-podmoskove-i-raskachali-ee.html

About us and this blog

We are a digital marketing company with a focus on helping our customers achieve great results across several key areas.

Request a free quote

We offer professional SEO services that help websites increase their organic search score drastically in order to compete for the highest rankings even when it comes to highly competitive keywords.

Subscribe to our newsletter!

More from our blog

See all posts

Leave a Comment