Как бесплатно автоматизировать Trello и повысить эффективность команды

No Comments

Контроль исполнителей, перетаскивание карточек туда-сюда, обновление статусов и сроков – все это утомительно и отнимает много времени. В этой статье рассказываем, как автоматизировать менеджмент с помощью сервиса Butler для Trello.

Butler – ключ к эффективности

Butler – это улучшение к Trello, часть функций которого доступны бесплатно. Их достаточно, чтобы оптимизировать многие процессы. Разница только в том, что автоматизировать каждый элемент можно только 1 раз.

Butler предлагает несколько элементов для автоматизации действий: от добавления кнопок, которые запускают цепочку событий, до алгоритмов по триггерам (событиям) или датам.

Способы автоматизации

Правила

Правила (Rules) – полностью автоматические цепочки действий, которые срабатывают после определенного события.

Например, при переносе карточки в столбец «В работе» (триггер) для нее автоматически будет проставляться дедлайн в 3 дня.

Таких триггеров в Butler много:

Список категорий для триггеров в Trello

Разберем общий принцип работы с триггерами. Вам нужно:

  1. Определить, какое событие запускает цепочку действий.
  2. Задать последовательность действий, которые запустит Butler.

В первую очередь выберите триггер, срабатывание которого будет отслеживать Butler.

Удобная визуальная структура при выборе триггера.

После создания триггера нужно указать, какие действия должен выполнить Butler.

Cписок категорий доступных действий.

Триггер только один, а список действий не ограничен. Вы можете перемещать карточки между листами, таблицами, менять или добавлять метки и исполнителей, добавлять комментарии и т. д.

Допустим, компания занимается продвижением сайтов. После запуска каждый проект проходит одинковые этапы:

  • создается контент–план;
  • план передается копирайтерам, затем корректорам;
  • работа отправляется на согласование заказчику;
  • согласовывается клиентом или снова отправляется в работу.

На каждом этапе привлекаются разные сотрудники, но действия для каждого этапа все равно одни и те же. Чтобы ускорить работу и снизить время на передачу этой задачи от одного сотрудника к другому, создаем следующую автоматизацию:

При добавлении карточки в список «Контент–план готов» карточка переносится из этого списка в лист «Работа над проектами», появляется пометка «Срочно», а к исполнителям добавляется копирайтер. Также автоматически проставляется дедлайн через месяц:

Наглядная работа автоматизации

В случае, если задачу нужно назначить не конкретному сотруднику, а одному из копирайтеров, можно сделать следующее:

создаем карточку, добавляем к ней всех копирайтеров;

корректируем условия задачи.

Условия для кнопки

Таким образом, при нажатии на кнопку в карточке дедлайн автоматически будет выставлен через 2 дня, а Butler сам назначит случайного копирайтера.

В итоге мы сэкономили время не только на действиях в интерфейсе, но и на постановке задачи.

Кнопки для карточки

Здесь принцип такой же, только в качестве триггера выступает не заранее прописанное действие, а клик по кнопке.

Выглядит это следующим образом:

Работа кнопки в карточке в действии

Теперь рассмотрим подробнее, как это настроить.

К примеру, можно упростить назначение дедлайна к задаче. При клике мы добавляем себя к карточке и ставим срок – 2 дня от текущего момента:

Пример автоматизации для постановки задачи

Кнопка появляется не в карточке, а на всей доске:

Так выглядит кнопка для доски в интерфейсе Trello

Кнопка для доски немного ускоряет процесс архивации карточек.

При завершении недели или сдаче проекта просто нажимаем на кнопку, и все карточки из листа готово отправляются в архив:

Пример автоматизации для архивирования всех карточек в листе.

##READMORE_BLOCK_89235##

Что можно получить в рамках бесплатного тарифа Butler

Главные ограничения, которые мы встретим на бесплатном тарифе, такие:

  • только одна автоматизация для каждой категории действий;
  • только одно расширение.

Нужно взвешенно подойти к использованию этих ресурсов. К примеру, мы ограничены в количестве автоматизаций, но неограничены в количестве пунктов, которые к ним можно добавить. В этом случае можно не останавливаться только назначением исполнителя, но и перенести карточку в нужный лист, проставить дедлайн, добавить метки и т. д.

Что касается расширений, я советую использовать Repeat. Оно позволяет автоматизировать создание повторяющихся карточек и не использовать для этого Butler. Можно автоматизировать по дням недели, числам и т. д. Здесь также можно выбрать, в каком листе и на какой позиции появится карточка:

Настройка повторения карточки

Также вам может понадобиться календарь, но он в Trello подключается через расширения, а мы уже заняли единственный слот.

Это ограничение тоже можно обойти и воспользоваться расширением для Chrome Planyway. Оно добавит в Trello календарь, а мы при этом не займем расширение.

Planyway позволяет назначать срок для карточки, а также визуально отображает карточки в календаре:

Добавляем дату, перенося карточку в календарь

Срок проставляется не только в календаре, но и в самой карточке.

Идеи для автоматизации в Trello

После того, как мы разобрались, каким функционалом располагает Butler, можно рассмотреть примеры автоматизации.

Простановка срока, в который карточка переходит в работу

При добавлении участника в карточке автоматически назначается срок выполнения.

Перенос карточки в выполненное

При переносе карточки в лист «Выполненное» нужно проставить дату выполнения и добавить комментарий. Это нужно, чтобы сохранить срок готовности карточки.

Наше правило будет выглядеть следующим образом:

Алгоритм действий Butler по выполненной карточке

Смотрим в действии:

Пример работы Butler

И комментарий тоже присутствует:

Автоматически добавленный комментарий

Комментарий тоже можно улучшить, добавив упоминание руководителя через @nickname. Тогда он получит уведомление.

Также можно пойти обратным путем. Если в карточке отмечены все чек-боксы, то она переносится в выполненное. После этого ее «подхватывает» наш первый скрипт и проставляет дату.

Кнопки внутри карточки

Я сторонник того, чтобы сложные автоматизации добавлять в Правила. Но если нужно автоматизировать немного действий, или если эти действия нельзя привязать к триггеру, кнопки будут просто незаменимы.

Например:

  • Передача задачи в другой отдел. Создаем сценарий для кнопки, чтобы она перемещала карточку на доску с задачами этого отдела на следующую неделю и ставила срок выполнения.
  • Принятие карточки в работу. Создаем сценарий, при котором кнопка добавляет вас к карточке, переносит ее в лист «В работе» и выставляет дедлайн.

Пример выполнения действия после нажатия на кнопку

В целом, доверьтесь Butler. Сервис с самого начала работы в Trello отслеживает ваши действия и фиксирует количество повторов каждого из них.

На основе этих данных Butler сам предложит, какие повторяющиеся действия можно автоматизировать именно вам.

Предложение Butler по автоматизации

##READMORE_BLOCK_91246##

Как The Telegraph используют Butler

Даже крупные компании внедряют в работу автоматизацию с помощью Butler. Так поступила, например, команда издательства The Telegraph. Об этом в своей статье пишет один из авторов блога Trello Джанет Меш.

Trello позволила редакторам и журналистам сфокусироваться на работе и сэкономить время на постановке задач.

Рассмотрим, как выглядит рабочий процесс The Telegraph в Trello.

Журналисты и редакторы добавляют карточки (статьи) в лист Ideas&Watching и отмечают метками категорию, в которую планируют добавить будущую статью.

Статьи оцениваются, и, если тема согласована, переносятся на следующий лист – Commissioned. В «Пользовательские поля» (CustomFields) вносят информацию об авторе статьи, размере гонорара за статью, количеству символов, добавляют к карточке самого автора, выставляют дедлайн.

Дополнительная информация в карточке, добавленная через CustomFields

Добавляется метка Embargo, которая означает, что статья не должна быть опубликована. Ее удаляют, когда выходит срок карточки.

После написания статьи и добавления ее в «админку» карточка переносится в лист ContentCreated. На этом этапе ее проверяют на ошибки, и, если проверка пройдена, отправляют на следующий лист. Когда статья публикуется на сайте, карточку переносят в список Published и добавляют в нее ссылку на материал.

В 2 часа ночи все карточки в листе Published архивируются.

Как начать работу с Butler

Если вы ранее не работали с Butler, не пытайтесь сразу изобрести велосипед. Для начала воспользуйтесь приемами, о которых рассказал я. Идеи для новых механик автоматизации придут в голову позднее, когда вы освоитесь в сервисе.

Original source: https://texterra.ru/blog/kak-besplatno-avtomatizirovat-trello-i-povysit-effektivnost-komandy.html

About us and this blog

We are a digital marketing company with a focus on helping our customers achieve great results across several key areas.

Request a free quote

We offer professional SEO services that help websites increase their organic search score drastically in order to compete for the highest rankings even when it comes to highly competitive keywords.

Subscribe to our newsletter!

More from our blog

See all posts

Leave a Comment