13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

Нет комментариев

Многие сегодня заметили некоторые сбои в работе Google Docs. Предполагают, что проблемы не случайны, мол, доступ к сервису ограничивался государственными органами по политическим мотивам.

Сейчас сервис работает нормально, а это значит, что пора вернуться к работе и наверстать упущенное. Рассказываем, как сделать использование Google Docs эффективнее.

Лайфхак 1. Быстрое применение стилей

Чтобы задать красивое форматирование документу, можно вручную менять кегль, начертание шрифта, цвет текста. Но у такого способа есть несколько недостатков.

Во-первых, задавать оформление каждого заголовка и выделения придется вручную.

Во-вторых, собирать оглавление потом тоже придется руками.

В-третьих, если документ большой, ориентироваться по нему будет крайне сложно.

Все эти проблемы решаются применением стилей. Это автоматическое форматирование текста: кликаешь на две кнопки, и текст принимает нужный вид. Если вы таким образом обозначите заголовки, они сразу отразятся в структуре документа – это упростит навигацию, и автоматически подтянутся в оглавление, если вы его добавите.

Слева – меню стилей, оформление которых вы можете заменить по желанию. Справа – структура документа, которую можно открыть в Google Docs, чтобы ускорить навигацию по странице

Слева – меню стилей, оформление которых вы можете заменить по желанию. Справа – структура документа, которую можно открыть в Google Docs, чтобы ускорить навигацию по странице

Слева – меню стилей, оформление которых вы можете заменить по желанию. Справа – структура документа, которую можно открыть в Google Docs, чтобы ускорить навигацию по странице

Чтобы задать стиль, можно открывать верхнее меню, как показано на скрине выше. А можно ускорить процесс: вместо двух кликов нажать комбинацию горячих клавиш Ctrl–Alt (Cmd – Option в Mac) + цифра от 0 до 6, чтобы задать заголовок соответствующего цифре уровня.

Лайфхак 2. Голосовой набор

Расшифровка видео или аудио – трудоемкая и скучная задача. Слава богу, Google Docs может решить ее за вас. Для этого нужно включить функцию голосового набора с помощью клавиш Ctrl–Shift–S (Cmd–Shift–S в Mac) или команд «Инструменты» → «Голосовой ввод». Конечно, после этого нужно будет разрешить доступ к микрофону. Чтобы расшифровать запись, придется включить ее на другом устройстве.

Прелесть в том, что таким образом можно значительно облегчить себе, например, запись лекций или инсайтов с конференций.

Функция удобная, но не универсальная. Например, потому что Google не проставляет знаки препинания самостоятельно. Чтобы они набирались, нужно проговорить их голосом: «Мама запятая помой раму знак восклицания».

Лайфхак 3. Вызов коллеги

Вы работаете над большим документом и вносите в него правки. Как показать их коллеге или заказчику? Чтобы не придумывать 350 разноцветных выделений для каждого вида правок, можно написать к тексту комментарий и отметить в нем другого человека. Ему на почту придет уведомление со ссылкой на конкретный фрагмент документа.

Чтобы обратиться к человеку, нажмите @ и выберите человека в списке через его почту (выбрать можно среди людей, у которых есть доступ к документу).

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

##READMORE_BLOCK_71048##

Лайфхак 4. Сравнение документов

Вы наверняка хоть раз сталкивались с необходимостью сравнить две версии одного документа, чтобы найти более свежую или «выцепить» последние правки от начальства. Это можно делать не вручную. Нажмите «Инструменты» → «Сравнить документы» и выберите объект для сравнения.

Когда мы открываем инструмент, Google предлагает выбрать файл для сравнения (тоже гугловский документ) и человека, который должен получить файл, в котором будут отражены все изменения. Можно указать себя и сразу открыть документ

Когда мы открываем инструмент, Google предлагает выбрать файл для сравнения (тоже гугловский документ) и человека, который должен получить файл, в котором будут отражены все изменения. Можно указать себя и сразу открыть документ

Когда мы открываем инструмент, Google предлагает выбрать файл для сравнения (тоже гугловский документ) и человека, который должен получить файл, в котором будут отражены все изменения. Можно указать себя и сразу открыть документ

Вот так выглядит документ-сравнение. Поскольку я сравниваю два абсолютно разных файла, зачеркнуто все. Кроме того, перечеркнуты иллюстрации, которые есть в одном файле, но не встречаются в другой. В комментариях отображаются не последние действия с файлом, а то, какие действия нужно произвести, чтобы сделать оба файла одинаковыми

Вот так выглядит документ-сравнение. Поскольку я сравниваю два абсолютно разных файла, зачеркнуто все. Кроме того, перечеркнуты иллюстрации, которые есть в одном файле, но не встречаются в другой. В комментариях отображаются не последние действия с файлом, а то, какие действия нужно произвести, чтобы сделать оба файла одинаковыми

Вот так выглядит документ-сравнение. Поскольку я сравниваю два абсолютно разных файла, зачеркнуто все. Кроме того, перечеркнуты иллюстрации, которые есть в одном файле, но не встречаются в другой. В комментариях отображаются не последние действия с файлом, а то, какие действия нужно произвести, чтобы сделать оба файла одинаковыми

Лайфхак 5. Удобная навигация

Еще один способ достать коллегу и показать, какую часть документа нужно посмотреть, – поставить в это место закладку. Нажмите «Вставка» → «Закладка». На странице появится синий флажок и меню с надписью «Ссылка».

Скопируйте ссылку и передайте коллеге. Если вы сохраните флажок в документе, человек по ссылке попадет сразу к синему флажку.

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

Лайфхак 6. Быстро скачать все иллюстрации

Скачать все картинки из документа можно нажатием трех кнопок: «Файл» → «Скачать» → «Веб‑страница». На ваш компьютер будет загружен ZIP-архив. Внутри него – файл с текстом статьи в формате HTML и папка со всеми картинками. Будьте внимательны: картинки сохраняются по номерам, но не в порядке из документа.

Иллюстрации в папке пронумерованы, но рандомно. Картинка, которая сейчас занимает первое место в документе, например, стоит в папке под номером 6

Иллюстрации в папке пронумерованы, но рандомно. Картинка, которая сейчас занимает первое место в документе, например, стоит в папке под номером 6

Иллюстрации в папке пронумерованы, но рандомно. Картинка, которая сейчас занимает первое место в документе, например, стоит в папке под номером 6

Иллюстрации в папке пронумерованы, но рандомно. Картинка, которая сейчас занимает первое место в документе, например, стоит в папке под номером 6

##READMORE_BLOCK_95040##

Лайфхак 7. Подпись

Надо срочно подписать договор, а распечатывать и сканировать документы нет возможности? Пора немного схитрить, если вы пользуетесь ноутбуком. Нажмите «Вставить» → «Рисунок» → «Новый» и на трекпаде (сенсорная панель, которая в ноутбуках заменяет мушку) нарисуйте свою подпись. Она автоматически превратится в png-иллюстрацию. Разместите подпись в нужных местах и сохраняйте документ в формате PDF.

Чтобы начать рисовать, нужно изменить способ ввода, кликнув на «Ру»

Чтобы начать рисовать, нужно изменить способ ввода, кликнув на «Ру»

Чтобы начать рисовать, нужно изменить способ ввода, кликнув на «Ру»

Лайфхак 8. Быстрый перевод

Современные технологии и так сильно упростили процесс перевода, но Google Docs делает его еще быстрее. Чтобы перевести целый документ, нажмите «Инструменты» – «Перевести документ».

Документ переводится за считанные секунды. Все иллюстрации и текст на другом языке переносятся в новый файл

Документ переводится за считанные секунды. Все иллюстрации и текст на другом языке переносятся в новый файл

Документ переводится за считанные секунды. Все иллюстрации и текст на другом языке переносятся в новый файл

Документ переводится за считанные секунды. Все иллюстрации и текст на другом языке переносятся в новый файл

Перевод осуществляется силами Google Translate, так что выбрать можно любой из языков, доступных в переводчике.

Лайфхак 9. Кастомные шрифты

В Google Docs есть стандартные предустановленные шрифты, но в целом вы можете загрузить в него и использовать любой другой шрифт. Для этого на панели шрифтов нажмите «Другие шрифты».

В самом Google Docs есть масса бесплатных лицензионных шрифтов – даже не нужно ничего скачивать. Берешь и пользуешься, не нарушая ничьи авторские права

В самом Google Docs есть масса бесплатных лицензионных шрифтов – даже не нужно ничего скачивать. Берешь и пользуешься, не нарушая ничьи авторские права

В самом Google Docs есть масса бесплатных лицензионных шрифтов – даже не нужно ничего скачивать. Берешь и пользуешься, не нарушая ничьи авторские права

В самом Google Docs есть масса бесплатных лицензионных шрифтов – даже не нужно ничего скачивать. Берешь и пользуешься, не нарушая ничьи авторские права

В открывшемся окне можно выбрать шрифты и нажать на них. Они перейдут в колонку «Мои шрифты» и автоматически подтянутся в список доступных шрифтов с первой картинки. Если в какой-то момент вы поймете, что шрифт вам больше не нужен, его можно удалить. Для этого в столбике «Мои шрифты» найдите название лишнего шрифта и нажмите на небольшой крестик справа.

Лайфхак 10. Офлайн-режим

Google Docs – онлайн-сервис, однако открывать в нем документы можно и офлайн. Нужно зайти в настройки Google Диска и подключить автономный режим. Для этого откройте раздел «Общее» – «Оффлайн доступ».

Все версии документов будут автоматически подгружаться по сети. Когда вы подключитесь к интернету, файл с вашего гаджета автоматически синхронизируется с версией, доступной онлайн.

##READMORE_BLOCK_94305##

Лайфхак 11. Быстрая смена регистра

Перенабирать весь текст, написанный не в той раскладке, не нужно. Нажмите «Формат» – «Текст» – «Заглавные буквы» и выберите подходящий регистр из списка.

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

Лайфхак 12. Редактирование иллюстраций

Если вам нужно выполнить небольшую редактуру изображения, необязательно залезать в полноценные редакторы. Кликните правой кнопкой мыши на изображение, которое нужно изменить, найдите пункт «Настройка изображения» и правьте картинку прямо в Google Docs.

В редакторе Google Docs можно изменять прозрачность, яркость и контрастность изображения, делать обрезку. Недавно появилась возможность по-разному встраивать иллюстрации в текст, как это можно было делать в Word

В редакторе Google Docs можно изменять прозрачность, яркость и контрастность изображения, делать обрезку. Недавно появилась возможность по-разному встраивать иллюстрации в текст, как это можно было делать в Word

В редакторе Google Docs можно изменять прозрачность, яркость и контрастность изображения, делать обрезку. Недавно появилась возможность по-разному встраивать иллюстрации в текст, как это можно было делать в Word

В редакторе Google Docs можно изменять прозрачность, яркость и контрастность изображения, делать обрезку. Недавно появилась возможность по-разному встраивать иллюстрации в текст, как это можно было делать в Word

Лайфхак 13. Кастомные дополнения

В Google Docs много функций, но может стать еще больше, если вам не хватает каких-то возможностей. Для этого нажмите на «Дополнения» – «Установить дополнения».

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

Например, можно установить дополнение «Свежий взгляд». Это сервис, который «замечает» ляпалиссиаду (то есть утверждение заведомо очевидных фактов, граничащих с абсурдностью. Типа «он был мертв и не скрывал этого») и тавтологию.

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

Чтобы установить дополнение, нужно будет повторно зайти в аккаунт и разрешить программе просматривать ваши документы.

После установки приложение не будет работать автоматически. Каждый раз, когда вы захотите сделать проверку, нужно нажать «Дополнения» – «Свежий взгляд» – «Проверить». С другими приложениями ситуация аналогичная.

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз

About us and this blog

We are a digital marketing company with a focus on helping our customers achieve great results across several key areas.

Request a free quote

We offer professional SEO services that help websites increase their organic search score drastically in order to compete for the highest rankings even when it comes to highly competitive keywords.

Subscribe to our newsletter!

More from our blog

See all posts

Оставить комментарий